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Für die Umlage der Betriebskosten sind seit der Mietrechtsreform 2001 vor allem das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) , die Heizkostenverordnung (HKVO) und die Verordnung über die Aufstellung von Betriebskosten (BetrKV) zu beachten.

Allgemein gilt:

Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes , der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.

Die umlagefähigen Betriebskosten sind abschließend in der BetrKV aufgezählt:

1. die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks
2. die Kosten der Wasserversorgung
3. die Kosten der Entwässerung
4. die Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage (ab zwei vermieteten Nutzeinheiten gilt die HKVO)
5. die Kosten des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage (ab zwei vermieteten Nutzeinheiten gilt die HKVO)
6. die Kosten verbundener Heizungs – und Warmwasserversorgungsanlagen (ab zwei vermieteten Nutzeinheiten gilt die HKVO)
7. die Kosten des Betriebs des Personen – oder Lastenaufzugs
8. die Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung
9. die Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
10. die Kosten der Gartenpflege
11. die Kosten der Beleuchtung
12. die Kosten der Schornsteinreinigung
13. die Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung
14. die Kosten für den Hauswart
15. die Kosten des Betriebs der Gemeinschaftsantennenanlage
16. die Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege
17. sonstige Betriebskosten

Zu den Betriebskosten gehören nicht die Verwaltungskosten und  Instandhaltungs – und Instandsetzungskosten.

Umgelegt werden dürfen aber nur die Positionen, die dem Mieter bekannt sind, also im Idealfall im Mietvertrag genannt wurden. Nehmen Sie aber, wenn möglich, im Mietvertrag nicht nur eine allgemeine Klausel auf, wie etwa „umgelegt werden die Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung“. Dies reicht in den meisten Fällen nicht zu. Mehrere Gerichte haben diese allgemeine Formulierung schon für unwirksam erklärt!

Beachten Sie auch, dass Sie dem Mieter gegenüber alle umgelegten Betriebskosten u.U. mit einer Rechnung nachweisen müssen.

Seit dem 1.9.2001 ist der Umlageschlüssel nach der Wohnfläche für den Wohnungsvermieter der zwingende Verteilungsschlüssel, falls er im Mietvertrag keinen anderen Verteilungsschlüssel vereinbart hat (§ 556 a BGB). Einzige Ausnahme: Betriebskosten, die Sie nach dem Verbrauch erfasst haben, müssen Sie auch verbrauchsabhängig umlegen.

Haben Sie im Mietvertrag einen bestimmten Verteilungsschlüssel vereinbart, sind Sie daran gebunden. Einzige Ausnahme: Sie wollen eine Betriebskostenart künftig verbrauchsabhängig abrechnen (§ 556 a Abs. 2 BGB). Dann müssen Sie das dem Mieter nur schriftlich mitteilen, und Sie dürfen ab Beginn des nächsten Abrechnungszeitraums nach dem neuen, verbrauchsabhängigen Verteilungsschlüssel die Kosten umlegen.

Halten Sie sich bei Ihrer Betriebskosten-Abrechnung immer Folgendes vor Augen: Sie werden so gut wie nie einen gerechten Verteilungsmaßstab finden können. Legen Sie z.B. den Müll nach Personen um, wird sich darüber vielleicht die mehrköpfige Familie mit den 3 Kleinkindern ärgern. Legen Sie den Müll aber nach qm um, könnte sich darüber Ihr allein stehender Mieter beschweren. Dennoch können Sie beruhigt sein: Beide Verteilungsschlüssel sind rechtlich zulässig.
Ziel sollte aber immer sein, einen möglichst verursachungsgerechten Verteilerschlüssel zu finden.
 
Zusammenfassung:
 
Alle Betriebskosten im Mietvertrag einzeln mit Verteilerschlüssel aufführen!